Sinds de komst van internet en e-mail worden er veel minder brieven geschreven. Soms kom je er echter niet onderuit: je moet een brief versturen. Een sollicitatiebrief, een brief naar je werkgever, naar de school van je kinderen of je advocaat. En dan kan dat knap lastig zijn want je bent het helemaal niet gewend om te doen. Daarom deze serie “Een brief schrijven”. We kijken in dit blog hoe je een brief het beste kan indelen en wat je wel en niet moet doen. We gaan er vanuit dat je de brief op een pc of laptop maakt en daarna uitprint. Mocht je een handgeschreven brief willen versturen dan werkt dat verder precies hetzelfde. We gaan stap voor stap aan de slag en je brief komt er uiteindelijk zo uit te zien:
Stap voor stap aan de slag met een brief schrijven
Je roept allereerst een nieuw document op in Word. Als je geen Word op je PC hebt, dan kan je ook Word online gebruiken. Dat is gratis. We maken rechtsboven een afzenderadres. De ontvanger ziet dan meteen van wie de brief afkomstig is.
Typ onder elkaar:
- Je naam (voorletters en achternaam) Voorbeeld: S.R. schwedersky
- Je straat en huisnummer Voorbeeld: Koningspage 2
- Je postcode en woonplaats Voorbeeld: 7908 XR Hoogeveen
Selecteer vervolgens deze drie regels en klik op rechts uitlijnen. Dit vind je bovenin de werkbalk (A) en maak je tekst daarna schuin. Ook dat vind je bovenin de werkbalk (B). Er staat nu:
De adressering
Nu typ je naam en adres in van degene die je een brief schrijft. Let goed op dat je de naam goed spelt.
- Aan een instantie: De Stichting Nieuwtjes
- Aan een man: De heer A.B. Naam (niet: mijnheer)
- Aan een vrouw: Mevrouw A.B. Naam
- Vervolgens de straat en het huisnummer
- Tenslotte postcode en woonplaats
Dit ziet er zo uit:
Vervolgens sla je een paar regels over en typ je je woonplaats + de datum dat je de brief gaat versturen met een komma tussen je woonplaats en de datum. Je zet er geen dag van de week bij.
Daaronder typ je “Betreft” met daarachter het onderwerp van je brief. Bijvoorbeeld “sollicitatie”. Soms heb je een referentienummer; dat kan je hier vermelden. Dit ziet zo uit:
De aanhef van de brief
Voordat je met de inhoud van je brief begint komt nog de aanhef. Ken je de persoon die je schrijft niet, dan begin je met “Geachte”. Schrijf je aan iemand die je wel kent dan kan je beginnen met “Beste”. Na “Geachte” komt altijd een achternaam, na “Beste” een voornaam. Dus “Geachte heer” of “Beste Piet”. Na de naam zet je altijd een komma.
Voorbeelden van een juiste aanhef:
Een man: Geachte heer Naam, (geen voorletters en geen mijnheer)
Een vrouw: Geachte mevrouw, (eventueel met achternaam erbij)
Een instantie: Geachte heer, mevrouw, (tenzij je een naam weet, dan vermeld je die).
Dit ziet er zo uit:
De inhoud van je brief
Dat is het lastigste gedeelte. Probeer kort en bondig uit te leggen waarover je schrijft en wat je wilt. Deel je brief netjes in, zoals in het voorbeeld. Sla na een paar zinnen een regel over, dat leest prettiger. Beantwoord je een brief die je hebt ontvangen? Begin je brief dan met het vermelden daarvan, bijvoorbeeld: “Hierbij reageer ik op uw brief van 10 november 2019”. Wil je solliciteren? Je kunt dan je brief beginnen met “Hierbij reageer ik op uw vacature die ik zag in de Volkskrant van 12 november 2019”. Dit zijn simpele maar wel duidelijke openingszinnen. Vind je het te moeilijk dan kan je de Schrijverije altijd om advies en hulp vragen.
De afsluiting dient vriendelijk te zijn. Je kunt bij een sollicitatie zeggen “Graag zou ik deze sollicitatie mondeling nader toelichten”. Wil je graag antwoord op je brief dan is een goede afsluiting “Graag verneem ik op korte termijn van u”.
Helemaal aan het einde van je brief schrijf je “Hoogachtend” of “Met vriendelijke groeten”. De keuze tussen die twee hangt af van de persoon aan wie je de brief schrijft. Een instantie doe je meestal geen groeten, een vriend of het hoofd van de school wel.
Ondertekening
Na je afsluitende “Hoogachtend” of “Met vriendelijke groeten” laat je een paar regels open waarna je je voorletters en naam onder de brief zet. Op de open plek boven je naam zet je je handtekening.
Mannen zetten nooit “De heer” voor hun naam. Je zet enkel je voorletters en je achternaam. Vrouwen kunnen er voor kiezen om “Mevrouw” voor hun naam te zetten maar dit hoeft niet. Dit ziet zo uit:
Je brief is nu klaar! Denk er aan dat als je een brief verstuurt het handig is een extra afdruk of een kopie te maken. Zo heb je je eigen brief ook bij de hand als er bijvoorbeeld over wordt gebeld.
Dan nog je brief in een eveloppe stoppen, adresseren en op de post doen. Op de eveloppe schrijf je naam en adres zoals je die ook in de brief hebt vermeld. Je kunt dat exact zo overnemen. In een volgend blog meer over het versturen van brieven, waar je dat kunt doen, over postzegels, aangetekend versturen en over pakketten versturen.
Nog een paar tips
Namen schrijf je altijd met een hoofdletter. Ook elke nieuwe zin begin je met een hoofdletter. Lange zinnen lezen niet prettig dus probeer meer korte zinnen te maken.
Kijk als je brief klaar is hoe het er uit ziet op papier. Korte brieven nemen soms minder dan de helft van het papier in beslag, dat staat niet aantrekkelijk. Maak je brief langer en overzichtelijker door hier en daar wat extra lege regels te maken.
Natuurlijk mag je in een brief nooit schelden of vervelende dingen zeggen. Is het nodig een vervelende boodschap over te brengen, probeer dat dan toch netjes te doen. Schrijf niet: “Ik vind je echt oerstom en ben onwijs kwaad over je achterlijke gedrag van vorige week”.
Schrijf wel: “Ik ben teleurgesteld over je gedrag van vorige week en heb me dat aangetrokken”.
Niet: “Jullie zijn een stelletje debielen om mijn zoon te schorsen om niks”.
Wel: “Ik vind het onterecht dat jullie mijn zoon hebben geschorst om iets dat in mijn ogen weinig voorstelt”.
Veel succes met het schrijven van je brief. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
14 november 2019, Sonja Schwedersky, De Schrijverije